هیچ شرکتی از همان روز اول پولدار نمی‌شود. استارت آپ‌ها همه‌ی پول‌های خود را صرف محصولشان می‌کنند، از این رو در بخش اجرایی با حداقل امکانات کار خود را پیش می‌برند.
یعنی گاهی اوقات امور مربوط به مشتریان و ارتباط با آنها درون صفحات گسترده (Spreadsheets) ثبت می‌شود. در صورتی که تعداد مشتری‌های شما کم است، شاید منطقی باشد که اطلاعات آنها را خیلی ساده درون یک فایل صفحه گسترده وارد کنید و آن را با سایر افراد به اشتراک بگذارید اما در صورتی که تعداد مشتریان شما زیاد است استفاده از نرم افزار crm راه حل مناسبی برای کنترل فرایندهای فروش شرکت می باشد .
اما با گذشت زمان، استفاده از صفحات گسترده برایتان دردسرساز خواهد شد. حتی برای شرکت‌های کوچک هم مدیریت اطلاعات مشتریان از طریق صفحات گسترده در بهترین حالت بی‌فایده و در بدترین حالت به دلایل مختلف خطرناک است.
۱) اشتراک گذاری درون تیمی صفحات گسترده مشکل است
اگر تیم فروش فقط از یک نفر تشکیل شده باشد، استفاده از صفحات گسترده مشکلی به وجود نمی‌آورد. اما اگر در آینده افراد جدیدی به این تیم اضافه شود چه؟ در آن صورت اشتراک گذاری و به‌روز رسانی صفحه‌ی گسترده‌ی اصلی شرکت بین اعضای مختلف تیم به یک کابوس بدل خواهد شد.
بیشتر بخوانید:چرا سرمایه گذاری بر روی نرم افزار CRM سودآور است؟ (بررسی آماری)
۲) اشتراک گذاری برون تیمی صفحات گسترده ساده است
برخلاف سیستم‌های متمرکز که برای دسترسی به آن باید اطلاعات کاربری خاصی داشته باشید، صفحات گسترده را به سادگی می‌توان از طریق ایمیل در اختیار هر کسی قرار داد. در صورتی که کارمندان شما از دستتان ناراضی باشند یا به آنها اعتماد کافی نداشته باشید، از این طریق اطلاعات شما خیلی راحت می‌تواند در دسترس رقبایتان قرار بگیرد.
۳) معلوم نیست چه کسی چه کار می‌کند
تبیین سیستم منظمی که منجر به افزایش مخاطبین هدف شود از طریق صفحات گسترده مشکل است. اگر کارمندان برای ثبت دقیق یادداشت‌ها و مستندات مربوط به فرآیند کار آموزش ندیده باشند، معلوم نمی‌شود که چه کسی آخرین بار با یک مشتری صحبت کرده، به آن مخاطب چه چیزی گفته شده و تاریخ آن ارتباط کِی بوده است.
بیشتر بخوانید:۱۰ تکنیک برای بهبود نرخ تبدیل
۴) وجود چندین نسخه از حقیقت
در ابتدا شاید همه بر روی اطلاعات مشابهی کار کنند، اما این شرایط چندان پایدار نخواهد ماند. هر دفعه که یک نفر تغییری در صفحه گسترده‌ی اصلی ایجاد می‌کند، فایل باید در مخزن اصلی آپلود شود تا ویرایش اعمالی برای سایر اعضای تیم در دسترس قرار بگیرد. ولی اگر یک نفر این کار را فراموش کند چه؟ در این صورت خیلی زود نسخه‌های مختلفی از یک صفحه‌ی گسترده‌ی واحد خواهید داشت که با هم مغایرت دارند. آنگاه چگونه می‌خواهید بفهمید کدام یک درست است؟
۵) همه جا پر از خطا خواهد شد
بر اساس مطالعه‌ای که در دانشگاه هاوایی صورت گرفته، ۸۸ درصد صفحات گسترده شامل نوعی از خطا هستند. پس اگر می‌خواهید دقیق باشید، از صفحات گسترده استفاده نکنید.
۶) گزارش گیری از آن سخت است
ادغام نسخه‌های مختلف یک صفحه گسترده به اندازه‌ی کافی مشکل است، اما مصیبت بعدی گزارش گیری معنادار از این اطلاعات می‌باشد. هر کسی که تا به حال سعی کرده باشد از Excel گزارش بگیرد می‌داند که این کار اصلاً راحت نیست. و هر چه اطلاعات شما پیچیده‌تر باشد، گزارش گیری از آن سخت‌تر می‌شود.
۷) تصویر سازی از داده‌ها آسان نیست
کاربران در صفحات گسترده می‌توانند نمودار و گراف بسازند، اما «ساختن» این جا کلیدواژه است. پیاده‌سازی هر نوع تصویرسازی در صفحات گسترده زمان‌بر و خسته کننده است. البته مدیران می‌توانند کلاً از تصویرسازی صرف نظر کنند، چون لزومی بر ایجاد آن وجود ندارد، ولی صفحه گسترده‌ای که فقط و فقط اطلاعات متنی داشته باشد، قطعاً باعث خستگی کارمندان و نادیده گرفته شدن اطلاعات می‌شود.
۸) اطلاعات کاربران در دست طبیعت خواهد بود
اگر یک حادثه‌ی طبیعی رخ دهد، اطلاعاتی که تنها در سرورهای شرکت وجود داشته به کلی و برای همیشه از دست می‌رود.
۹) اطلاعات کاربران در دست زندگی روزمره خواهد بود
اگر لپتاپ شما دچار مشکل شود یا حادثه‌ی برای آن رخ دهد، اطلاعاتی که تنها در یک کامپیوتر شخصی وجود داشته به کلی و برای همیشه از دست می‌رود.
بیشتر بخوانید: ۵ راه موثر تکنولوژی برای تغییر در فروش
۱۰) هیچ ارتباطی با سیستم های بازاریابی وجود ندارد
شاید شرکت شما اصلاً سیستم اتوماسیونی برای بازاریابی نداشته باشد، اما اگر دارد، با وجود صفحات گسترده نمی‌توان ارتباطی بین آن ها برقرار کرد. عدم یکپارچگی این دو سیستم ممکن است منجر شود کاربران اطلاعات تکراری دریافت کنند یا اصلاً هیچ اطلاعاتی نگیرند، که در هر دو حالت فروش آسیب می‌بیند.
۱۱) مدیران قادر به مدیریت آن نیستند
مدیران فروش برای هدایت موثر اعضای تیم خود باید نظارت صحیحی بر عملکردهای روزانه‌ی کارمندان داشته باشند. اما این کار از طریق صفحات گسترده ممکن نیست. هم فروشنده‌ها و هم مدیران خیلی زود از دست چرخه‌ی معیوب و بی‌پایان آپلود، دانلود، پیوست و ایمیل زدن خسته خواهند شد.
۱۲) هیچ دسترسی موبایلی وجود ندارد
بر طبق برخی گزارشات، ثابت شده که دسترسی موبایلی به سیستم‌های فروش تا ۲۴ درصد در افزایش بهره‌وری فروشنده‌ها تاثیر دارد. ولی علی‌رغم بعضی از ویژگی‌های صفحات گسترده، این فرمت هیچ سنخیتی با موبایل ندارد. در صورتی که از صفحات گسترده استفاده کنید، هر بار برای وارد کردن اطلاعات جدید یا تغییر اطلاعات قدیمی باید لپتاپ را در آورده یا به سیستم شرکت دسترسی داشته باشید.
۱۳) تغییر اندازه‌ی آن مشکل است
وقتی شرکت و در نتیجه تعداد مشتریان بیشتر شود، لازم است تا صفحات گسترده را هم بزرگتر کنید. با این حال، هر چه صفحات گسترده بزرگتر باشد، احتمال بروز خطا و خراب شدن فرمول‌ها بیشتر می‌شود. علاوه بر این، کار با صفحات گسترده‌ی بزرگ اساساً هم برای کاربران و هم برای مدیران ناخوشایند است.
بیشتر بخوانید: ۹ مزیت اصلی نرم افزار crm
پس چرا شرکت‌ها برای امر فروش از صفحات گسترده استفاده می‌کنند؟
استفاده از صفحات گسترده برای فعالیت‌های بخش فروش کسب و کارهای مختلف معایب زیادی دارد. اما سوال این است که اصلاً چرا شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند؟ دلیلش به دو عامل مربوط می‌شود: رایگان بودن و سادگی آن که نیاز به آموزش ویژه ندارد.
این دلایل به خودی خود، خصوصاً برای شرکت‌های کوچکی که منابع کافی برای آموزش و صرف هزینه ندارند، کافی است تا باعث شود به این روش روی بیاورند. اما ما توصیه می‌کنیم تا درباره‌ی مزایای سیستم‌های CRM بیشتر بخوانید و با نرم افزار CRM آشنا شوید.
