برای هر کسب و کاری – چه سازمانی کوچک و چه سازمانی با تعداد بسیار بخش و رده – بهینه سازی سازمانی مهم است. اگر شما در اندیشه ها، دیدگاه ها و اقدامات خود ساختار نداشته باشید، به طور مطلوب کار کردن یک کابوس خواهد بود. نرم افزارهای مدیریت پروژه یک مزیت بزرگ در این زمینه هستند زیرا می توانند زندگی کاری شماررا در عرض چند دقیقه مرتب کنند، به طوری که شما می توانید انرژی خود را بر روی چیزهایی که از اهمیت بیشتری برخوردار هستند، صرف کنید!
یکی از این ابزارها که امروزه بسیار مورد توجه کسب و کارها و به خصوص استارت آپ ها قرار گرفته، پلت فرم trello است. Trello موجب ایجاد موج هایی در دنیای ابزارهای بهره وری گردید، زیرا علاوه بر داشته یک رابط کاربری، بسیاری از ویژگی های مورد نیاز سازمان را دارا است.
بیشتر بخوانید: افزایش بهره وری استارت آپ ها به کمک Trello
Trello بر اساس اصولی که “تابلوها” نامیده می شود، کار می کند. هر کار می تواند به عنوان یک کارت جداگانه فهرست شده و شامل مجموعه ای از لیست ها، پیوست ها، فایل های رسانه ای، نظرات و غیره می باشد. ایده این نرم افزار آن است که آن را به عنوان قصه ای که هر فرد از یک کار به سوی کار دیگر حرکت می کند، نگاه کنید.
۱. چگونه یک تخته یا بورد در Trello ایجاد کنید
همان طور که قبلا ذکر شد، “تخته ها” یک عنصر ضروری در منوی Trello هستند. هر تخته یا همان بوردها می تواند برای پروژه های مختلف، برنامه کاری هفتگی، تقویم رویدادها و بسیاری موارد دیگر، از آن استفاده کند. این تخته ها نسبتا آسان ساخته می شوند و همکاری با افزودن اعضا امکان پذیر است. علاوه بر این، وظایف نیز می توانند همراه با تاریخ های تعیین شده زمان بندی و انجام شوند.
۲. چگونه کارت را در Trello ایجاد کنید
پس از اینکه برای تخته یک نام انتخاب شد، شما می توانید هر فعالیت را در قالب یک “کارت” قرار دهد. در Trello، وظایف شما به معنای واقعی کلمه یک بخش از کارت است و بدون هیچ مشکلی می تواند از یک تخته به تخته دیگر منتقل شود. پس از کلیک روی یک کارت، نظرات، لیست ها، تاریخ پایان کار و حتی برچسب هایی که تکمیل کار را نشان می دهد ، می تواند اضافه شود. کاربران می توانند بین کارت ها یا کارها حرکت کرده و تغییراتی را در آن ها اعمال کنند، و یا اینکه شما تنها دسترسی مشاهده کارت ها را به آن ها می دهید.
۳. چگونه می توان یک مهلت زمانی، چک لیست و تاریخ مورد نظر را در یک کارت در Trello اضافه کرد
مهلت زمان انجام کار در هر مرحله از کار وجود دارند و این زمان ها برای پیشرفت یک کار در نظر گرفته می شوند. بنابراین وجود سازمان در این جا بسیار مهم است. در Trello، هر کارت می تواند یک مهلت از طریق تقویم که در سمت راست صفحه قرار دارد استفاده کند. به محض نزدیک شدن به تاریخ دقیق، اطلاعیه ها در صفحه برد شما شروع به فلش زدن می کنند. اگر یک کار خاص نیاز به تقسیم شدن به قطعات کوچکتر با کمک چک لیست داشته باشد، می توانید اقلامی را با یک نام در فهرست آن اضافه کنید و آن را مدیریت کنید.
بیشتر بخوانید: Trello بهترین ابزار برای مدیریت استارت آپ ها
۴. چگونه می توان عضوی را در کارت یا پروژه در Trello اضافه کرد
همکاری یک جنبه کلیدی در مدیریت پروژه بوده و Trello یکی از ابزارهای بسیار عالی برای این کار است. به عنوان مثال: اگر شما بخواهید در فرایند طراحی محصول، تیم های طراحی و گرافیک با یکدیگر همکاری داشته باشند، اعضای هر تیم را می توانید با کلیک کردن بر روی دکمه “عضو” (Member) در داخل کارت اضافه کنید. همه تغییرات بر روی کارت به طور همزمان نمایش داده می شود و اعضای می توانند هر زمان که بخواهند به یک کارت وارد، اطلاعات آن را مشاهده، تغییراتی را در آن اعمال کرده و از آن خارج شوند.
۵. چگونه می توان کارت را از طریق ایمیل در Trello اضافه کرد
یکی از ویژگی های فوق العاده و بی نظیر trello، قابلیت اضافه کردن کارت از طریق ایمیل است. در صورتی که به هر دلیلی، شما نمی توانید با تیم خود ارتباط برقرار کرده و یا کارت را از طریق مرورگر یا اپلیکیشن تلفن همراه اضافه کنید، کارت ها به راحتی می توانند از طریق ایمیل اضافه شوند. برای دسترسی به این قابلیت، قبل از هر چیز باید ایمیل خود را با بورد trello متصل و همگام سازی (sync) نمایید. لازم به ذکر است که تمامی اعضای یک بورد بایستی این کار را انجام دهند. به این ترتیب این نرم افزار به راحتی و خیلی فوری در عرض چند ثانیه به روز رسانی می شود. این ویژگی به خصوص در مکان هایی که در آن جا دسترسی به اینترنت محدود است، مفید می باشد.
۶. چگونه یک تیم را در Trello تغییر دهید
فرض کنید که شما کارمند یک شرکت نسبتا بزرگ با چندین دپارتمان مختلف هستید. در این شرایط بسیاری از وظایف تعریف شده در بخش های مختلف ممکن است با یکدیگر همپوشانی داشته و افراد مختلفی در زمان های مخلف مسدول اجرای یک کارت باشند. این امکان از طریق “تغییر تیم ها” در Trello، بدون هیچ مشکلی وجود دارد. فقط بر روی “تنظیمات” کلیک کنید و به قسمت نمایندگی خود بروید.
بیشتر بخوانید: ۵ ابزار گوگل در حوزه بازاریابی آنلاین که هرگز تصور نمی کردید وجود داشته باشند!
۷. ترکیب Trello با Slack و Salesforce از طریق کلاس کسب و کار
Trello یک محصول برتر برای پیشبرد رشد سازمان شما است؛ زیرا قابلیت ارتباط با سایت های پیشرو مانند Salesforce، Slack، Github و حتی DropBox را دارد. هنگامی که از این نرم افزار به صورت یکپارچه شده استفاده می کنید، تمام فعالیت های موجود در بورد Trello در این سایت ها، در زمان واقعی دیده می شود.
در این مقاله ۷ ویژگی اصلی نرم افزار مدیریت پروژه Trello را برای تان بیان کردیم. نظرات خود را در مورد trello و تجربه استفاده از آن در بخش دیدگاه ها بیان کرده و ما را از ایده های خود مطلع نمایید.