مطالب زیر خلاصه ای از کتاب work rules به نوشته Laszlo Bock است که شامل ۱۳ قانون کاری می باشد و شهودی از نحوه انجام فرایندهای داخلی شرکت گوگل برای مدیریت افراد سازمان ارائه می دهد.
۱. تبدیل شدن به موسس
برای افزایش بازدهی، گوگل اعتقاد دارد که کارکنان باید روی پروژه هایشان احساس مالکیت داشته باشند و فقط نباید مثل ماشین روی پروژه کار کنند. زیرا ماشین تنها وظایف تعریف شده اش را انجام می دهد؛ اما مالکان هر کاری را که برای موفقیت تیم و شرکت مفید باشد، انجام می دهند.
در گوگل سبک رهبری متفاوتی حاکم است. مدیران روی تنبیه یا پاداش تمرکز نمی کنند بلکه روی رفع موانع تیم کار می کنند و به دنبال رفتارهایی هستند که الهام بخش افراد تیم باشد.
اساسی ترین درسی که می شود از گوگل گرفت این است که هر کدام از افراد سازمان باید یک موسس باشد. شاید موسس یک شرکت نشود اما می تواند موسس یک خانواده، یک تیم کاری یا یک فرهنگ در سازمان شود. قوانین کار پیشنهادی برای تبدیل شدن به موسس عبارتند از:
۱. همیشه خودتان را به صورت یک موسس یا مالک تصور کنید.
۲. سپس مانند یک موسس رفتار نمایید.
۲. ایجاد فرهنگ سازمانی اثربخش
گوگل معتقد است نقش فرهنگ سازمانی پررنگ تر از استراتژی است. فرهنگ گوگل همیشه با سرگرمی و فان همراه است. زیرا اعتقاد دارد که سرگرمی در محیط کار باعث ایجاد خلاقیت و نوآوری می شود.
قوانین کار برای ایجاد فرهنگ عالی در سازمان:
همانطور که به یک تماس یا مأموریت بسیار مهم اهمیت فوق العاده ای می دهید، برای کار خود نیز همان مقدار ارزش قایل شوید.
به کارکنان اعتماد و اطمینان بیشتری داشته باشید و به آنها آزادی و اقتدار بیشتری نسبت به آنچه خودتان با آن راحت هستید، بدهید.
۳. اهمیت دادن به فرایند استخدام
در گوگل بیشترین زمان و هزینه صرف شده برای کارکنان در فرایند جذب، ارزیابی و پرورش استخدامی های جدید است. تحقیقات نشان داده است که تنها ۱۰ درصد از بهترین متقاضیان (در بهترین حالت) در بالاترین رده های اجرایی قرار می گیرند و راندمان بالایی خواهند داشت، بنابراین باید مراحل استخدام زیاد باشد. زیرا یک مهندس درجه یک ۳۰۰ برابر یا بیشتر از مهندسین معمولی بهترهستند.
قوانین کار برای استخدام:
اولین بودجه منابع انسانی را روی فرایند استخدام هزینه کنید.
فقط بهترین ها را با صرف زمان زیاد استخدام کنید. فقط افرادی را استخدام کنید که از جهات معناداری از شما بهترند و به مدیران اجازه ندهید که در رابطه با استخدام افراد تیمشان تصمیم بگیرند.
۴. یافتن بهترین ها
در فرایند استخدام گوگل ریزترین اطلاعات مرتبط با فرد متقاضی مورد بررسی قرار می گیرد.
قوانین برای یافتن کاندیداهای استثنایی:
تعاریف دقیق و خاصی برای تعریف شرح شغل داشته باشید
بخشی از کار همه افراد در سازمان را به فرایند استخدام اختصاص دهید.
نترسید از اینکه برای جلب توجه بهترین افراد از موارد خاص و متفاوت استفاده کنید.
۵. چگونه می توانید بهترین استخدام را داشته باشید؟
فرایند استخدام گوگل به ترتیب زیر است:
ابتدا رزومه ها توسط تیمی از مفسران مورد بررسی قرار می گیرند. این مفسران به تمام فرصت های شغلی گوگل تسلط دارند و رزومه ها را با این دید بررسی می کنند که علاوه بر شغل درخواستی مناسب کدام فرصت شغلی دیگر است. اگر شغل مناسبی در حال حاضر برای کاندیدا وجود نداشته باشد ولی دارای رزومه مناسبی باشد، یادداشتی می گذارد که این کاندیدا به عنوان فرصت آتی شناخته شود.
مرحله دوم مصاحبه از راه دور است. معمولاً از google hangouts استفاده می شود که به اشتراک گذاری اسکرین و وایت برد امکانپذیر است.
مرحله سوم مصاحبه با مدیر استخدام و یکی از همکاران فرد متقاضی است. البته اگر قرار است متقاضی مدیر یا سرپرست چند نفر باشد، بهتر است با آنها نیز ملاقات داشته باشد. زیرا ارزیابی آنها بسیار مهم است. زیرا قرار است با آنها زندگی کند. در واقع این موضوع سیگنال مهمی را به متقاضی برمی گرداند که در گوگل سلسله مراتب سازمانی و پارتی بازی وجود ندارد.
مرحله چهارم مصاحبه میان کارکردی است. در این مرحله متقاضی با افرادی مصاحبه می کند که ارتباطی با تیم آتی متقاضی ندارد یا اگر ارتباط دارد، بسیار اندک است. مثلاً برای استخدام تیم فروش از تیم تبلیغات برای مصاحبه استفاده می شود. این مصاحبه ها معمولاً از کیفیت بسیار بالایی برخوردارند زیرا افراد مصاحبه کننده انتظار بسیار بالایی از متقاضی خواهند داشت و بسیار ریزبین خواهند بود.
مرحله پنجم گردآوری بازخوردهای مختلف در رابطه با کاندیدا است. همچنین برای استخدام شغل های مختلف هر کدام از مراحل مصاحبه وزن های متفاوتی خواهد داشت.
مرحله ششم بررسی کمیته استخدامی است. معمولاً سه سطح بررسی مجدد برای هر کاندیدا وجود دارد. اگر کمیته استخدامی کاندیدا را رد کردند، پروسه همین جا خاتمه مییابد اما در صورت تأیید، بازخورد آنها به بسته استخدامی اضافه می شود و پرونده به رهبر ارشد ارائه میگردد.
در این مدت مدیران ارشد جلسات هفتگی برای کاندیداها برگزار می کنند که توضیحاتی در رابطه با استخدام ارائه کرده و همچنین به سوالات متقاضیان پاسخ داده می شود. در این جلسات هفتگی ارزیابی کاندیداها توسط مدیران ارشد انجام می شود. مهمترین دلیل برای ردشدن کاندیدا در این بخش تفاوت های فرهنگی است.
ممکن است کاندیدایی از نظر فنی بسیار خوب باشد اما بسیار مغرور باشد به طوری که هیچکدام از مصاحبه کننده ها نخواهند که وی در تیمشان باشد. در این حالت پاسخ مدیر ارشد این است که این کاندیدا بسیار عالی است اما نه برای گوگل.
پس از مصاحبه مدیر ارشد مصاحبه با مدیرعامل است که نظرش را راجع به کاندیدا می دهد. این موضوع برای شرکت بازخوردی را دارد که استخدام در بالاترین سطح سازمان انجام می شود و به متقاضی این اطمینان را می دهد که نفر اول گوگل پرونده ایشان را دیده است.
قوانین کار برای استخدام:
بالاترین کیفیت مورد نیاز استخدام برای هر شغل را مشخص کنید. یکی از بهترین قوانین این است که ویژگی هایی را مشخص کنید که از خودتان بهتر است.
کاندیداهای خودتان را بیابید. از لینکدین و دیگر شبکه های اجتماعی، از فارغ التحصیلان و استادان دانشگاه، از انجمن های تخصصی کاندیداهای خود را بیابید.
به صورت عینی کاندیداها را ارزیابی کنید. از همکاران و زیردستان برای مصاحبه استفاده کنید. دقت کنید که بازخوردهای نوشته شده از مصاحبه ها کیفیت مناسبی داشته باشند.
به کاندیدا دلیل ملحق شدن به تیم تان را ارائه دهید. به کاندیدا دید شفافی بدهید که کاری که انجام می دهید بسیار مفید است و به او اجازه دهید تا افراد خاصی که قرار است با آنها همکاری کند را تجربه نماید.
۶. قدرت را از مدیران بگیرید و به افراد خود اطمینان داشته باشید که کارها را اجرا کنند.
اگر به این معتقدید که افراد شرکت تان اساساً خوب هستند و اگر سازمان تان قادر است تا استخدام های مناسبی انجام دهد، هیچ اشکالی ندارد که به کارکنان آزادی دهید. در واقع محیط کار باید مکانی باشد که افراد آزادانه بتوانند خلق، ایجاد و رشد کنند. باید به افراد سازمان اجازه صحبتکردن بدهید. باید مکانیزم های دایمی وجود داشته باشد که از افراد پرسیده شود که چه احساسی دارند و چه کارهایی را تمایل دارند که به صورت متفاوتی انجام دهند.
در گوگل سیستمی با عنوان GoogleGeist وجود دارد که به صورت سالانه صدها سوال از کارمندان میپرسد تا بر اساس نظرات کارکنان، گوگل شکل بگیرد. هر سال ۳۰ تا ۵۰ درصد سوالات بر اساس اهمیت موضوع تغییر می یابد. اما بقیه سوالات باقی می مانند تا بتوان مفید یا غیرمفید بودن تغییرات انجام شده سنجیده شود. معمولاً ۹۰ درصد گوگلی ها هر سال در این نظرسنجی شرکت می کنند.
قوانین کار برای کاستن قدرت مدیران
حذف نمادهای موقعیت و قدرت
تصمیم گیری بر اساس داده ها و نه بر اساس نظر مدیران
یافتن راه هایی برای کارکنان تا کسب و کار خودشان را شکل دهند یا ایده خودشان را دنبال کنند.
توقعات بسیار زیادی داشته باشید.
۷.بهبود عملکرد با تمرکز روی رشد فردی به جای نمره دادن و ارائه پاداش
شرکت هایی مانند Adobe، Microsoft، Expedia، Juniper Networks، Kelly Service رتبه بندی عملکرد را حذف کرده اند. سیستم ارزیابی عملکرد در گوگل نیز از چیزی که باید باشد فاصله دارد. رضایت ارزیابی عملکرد نمرات بسیار پایینی را در بررسی سالانه googlegiest دارد.
پایه اساسی ارزیابی عملکرد کالیبراسیون است. به راحتی می توان گفت بدون درجه بندی، فرایند امتیازدهی غیرمنصفانه، غیرقابل اعتماد و غیرموثر خواهد بود. در ساختار گوگل تنها مدیر مستقیم مسئول تصمیم گیری روی ارزیابی عملکرد نیست. قبل از نهایی شدن نتایج ارزیابی، گروهی از مدیران با هم نتایج کارکنان شان را مرور می کنند که به این گام کالیبراسیون گفته می شود. این مرحله برای رعایت انصاف بین کارکنان سازمان حیاتی است.
معرفی انگیزه های بیرونی مانند وعده ارتقا یا افزایش حقوق، تمایل، اشتیاق و توانایی افراد برای یادگیری را خاموش کرده اند. وقتی مدیران نتیجه عملکرد سالانه و افزایش حقوق کارکنان را در پایان سال به آنها می گویند، کارکنان روی پاداش های بیرونی مانند امتیازدهی بالاتر یا افزایش حقوق تمرکز می کنند و تلاش برای یادگیری خاموش می شود.
خرد جمعی برای فرایند ارزیابی مهم است. در فرایند ارزیابی از کارکنان خواسته می شود تا خودشان را ارزیابی کنند. آنها باید پروژه ها، نقش هایشان و کارهایی که انجام داده اند را لیست کنند. سپس از همکارانشان خواسته می شود تا آنها را ارزیابی کنند. سپس مدیران و بعد فرایند کالیبراسیون انجام می شود.
قوانین کار برای ارزیابی
۱. ایجاد OKR، پابلیک کردن آنها و چالش برانگیز تعریف کردن آنها
۲. جمع آوری بازخوردها و امتیازدهی ها.
۳. ایجاد مرحله کالیبراسیون و در نظر گرفتن روالی برای آن. در گوگل جلسات حضوری و مرور گروهی افراد درنظرگرفته شده است.
۴. جداسازی مکالمات مرتبط با پاداش از جلسات مرتبط با توسعه فردی. ترکیب این دو یادگیری را از بین می برد.
۸.بزرگترین فرصت ها روی بهترین و بدترین کارکنان است.
معمولاً تیم های کاری دو سر دارد (بهترین و بدترین افراد تیم). اکثر شرکتها از دست بدترین کارکنان راحت میشوند، این کارکنان افرادی هستند که در برزخی وجود دارند که هر لحظه ممکن است از شرکت اخراج شوند. برای بدترین افراد تیم همیشه فرصت برای بهبود عملکرد وجود دارد و بهترین افراد تیم نشان می دهند که چگونه این فرصت ها باید تحقق یابند.
اخراج افراد معمولاً هزینه های بسیار زیادی را به همراه دارد. درنتیجه گوگل به دنبال اخراج کارکنان نیست. بلکه به فکر یافتن افرادی است که نیازمند کمک هستند. البته معیارهای دقیقی برای عملکرد هر شغل وجود ندارد. برای بیان عملکرد پایین به کارکنان، از این جمله استفاده می شود: “شما در ۵ درصد پایین تیم قرار دارید. می دانم که این حس خوبی را منتقل نمی کند. اما دلیل گفتن این موضوع به شما کمک به رشد و ترقی تان می باشد.”
خیلی کم پیش می آید که عملکرد ضعیف به دلیل بی کفایتی افراد یا بدبودن آنها باشد. بلکه معمولاً به دلیل فاصله موجود در مهارت های افراد تیم است یا خواهد بود (به این دلیل که کارمند انگیزه کافی برای انجام کارها را ندارد).
بهترین افراد معمولاً ساده تر از دیگران می توانند کارها را انجام دهند، احساس می کنند ارزش بالایی دارند و کارهایشان بسیار اثربخش است و یک پنجم کمتر از بدترین کارکنان شرکت را ترک می کنند، زیرا آنها در چرخه دریافت بهترین خروجی ها و بازخوردها قرار دارند. مهمترین کار این است که از بهترین افرادتان درس بگیرید.
قوانین کار برای مدیریت بهترین و بدترین افراد تیم
به کسانی که نیاز دارند کمک کنید.
بهترین افرادتان را زیر میکروسکوپ قرار دهید.
از چک لیست و نظرسنجی برای بهبود استفاده کنید.
۹. ایجاد موسسه یادگیری
بهترین معلمانتان همیشه به دردتان می خورند… بگذارید آموزش دهند.
قوانین کار برای ایجاد موسسه یادگیری
بهترین یادگیری زمانی است که حداقل یادگیری وجود دارد. معمولاً در فرایند یادگیری ارائه محتوای کمتر بهتر است نسبت به اینکه زمان زیادی برای آموزش اختصاص داده شود که در این حالت اکثر مواردی که بیان شده به فراموشی سپرده می شود. بهتر است مواد آموزشی را به جلسات کوچکتر تقسیم کنید و بازخوردهای دقیق و مکرری از جلسات بگیرید تا مطمئن شوید که دوره آموزشی مفید بوده است.
موسسه آموزشی خود را از داخل شرکت بسازید. بهترین استادان آموزش داخل شرکت خودتان وجود دارند. در سازمان قطعاً متخصصانی هستند که می توانند به دیگران آموزش دهند.
فقط روی دوره هایی سرمایه گذاری کنید که موجب تغییر رفتار می شود.
۱۰. پرداخت غیرمنصفانه …
۴ قانون برای پرداخت غیرمنصفانه
غیرمنصفانه و بر اساس عملکرد افراد پرداخت کنید. تفاوت های زیادی در پرداخت داشته باشید که نشان دهنده قدرت توزیع قانون عملکرد است. بهترین افرادتان از چیزی که فکر می کنید بهتر هستند، و بیش از میزانی که به آنها پرداخت می کنید، می ارزند. انصاف در پرداخت بدین معنی نیست که پرسنل در یک موقعیت شغلی، مشابه هم دریافتی داشته باشند. بلکه وقتی است که متناسب با مشارکتش در پروژه ها حقوق دریافت کند.
انجام کارها را جشن بگیرید نه پرداخت پاداش ها را.
محیطی فراهم کنید که ابراز احساسات مثبت امکان پذیر باشد. بدین معنی که همکاران بتوانند از یکدیگر تشکر کرده و نظرشان را نسبت به یکدیگر بیان کنند. در گوگل سیستم gThanks ابزاری برای این کار است. از این ابزار می توان برای ارسال تشکر، ارسال Kudos و تایپ متن استفاده کرد که در اختیار عموم قرار می گیرد.
به شکست های متفکرانه پاداش دهید. به طورمثال پروژهای با عنوان Wave در گوگل پس از لانچ، غیرفعال شد. اما به افراد تیم که زمان زیادی را روی آن وقت گذاشته و ریسک هایش را محاسبه کرده بودند اما با شکست مواجه شدند، پاداش داده شد. زیرا شکست در پیاده سازی موفق اهداف کاملاً چالش برانگیز، خود به نوعی پیروزی محسوب می شود.
۱۱. بهترین چیزها در زندگی رایگان هستند
قوانین کار برای کارایی، اجتماع و نوآوری
زندگی را برای کارکنان تان آسان تر کنید.
راه هایی را پیدا کنید که به کارکنان بله بگویید.
اتفاق های بد در زندگی به ندرت رخ می دهند … اما وقتی اتفاق می افتند، در کنار کارکنان تان باشید.
گوگل خدماتی ارائه می دهد که به راحتی کارکنان می افزاید مانند: ATM، تعمیرات دوچرخه، کارواش و تعویض روغن، خشکشویی، خرید محصولات تازه ارگانیک و تحویل آنها به کارکنان، نمایشگاه برای جشن و تعطیلات که امکان خرید محصولات برای کارکنان فراهم می شود، سالن های آرایشی و زیبایی، کتابخانه های سیار.
تمامی موارد ذکر شده برای گوگل هزینه ای ندارد زیرا خود کارکنان پرداخت می کنند اما روی کارکنان تأثیر بسیار خوبی داشته است. نمونهای از خدمات ارائه شده در زیر نمایش داده می شود که مشابه با خرید در فروشگاه است. خدمات ارائه شده برای ایجاد کارایی، انجمن یا اجتماع و نوآوری به کارمی روند.
۱۲. سیگنال های کوچک می تواند تغییرات بزرگی در رفتار حاصل کند.
قوانین کار برای اشاره کردن به سلامتی، ثروت و خوشحالی
– تفاوت بین آنچه هست و آنچه باید باشد را تشخیص دهید.
– تجربه های کوچک بسیاری را اجرا کنید.
– اشاره کنید اما هل ندهید.
۱۳. شناخت بزرگترین اشتباهات و اجتناب از آنها
قوانین کار برای خرابکاری
– اشتباهاتتان را بپذیرید. در رابطه با آن ها شفاف باشید.
– از همه کس و همه جهات مشورت بگیرید
– هر چیزی که شکسته است را فیکس کنید.
– یک مورد اخلاقی در اشتباه بیابید و آن را آموزش دهید
منبع: مدبرنامه