رشد یک کسب و کار همیشه یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران است. هر مدیری که به دنبال حفظ بقای شرکت و افزایش انگیزه تیم خود باشد، باید راهی برای توسعه پایدار پیدا کند. یکی از مهم‌ترین فاکتورهای این رشد، داشتن یک تیم فروش کارآمد است که بتواند مشتریان بالقوه را به مشتریان وفادار تبدیل کند. اما برای سرعت بخشیدن به چرخه فروش و افزایش بهره‌وری تیم، سیستم‌سازی فروش و فرآیندهای آن ضروری است.
نرم‌افزار CRM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای فروش خود را به صورت ساختارمند و سیستماتیک تنظیم کنند تا رشد کسب و کار را تسریع کنند. در ادامه، چند پیشنهاد برای سیستم سازی فرآیندهای فروش در اختیارتان می‌گذاریم که با به کارگیری آنها می‌توان به اهداف رشد دست یافت. این روش‌ها همگی در کسب و کار ما پیاده‌سازی شده‌اند و نتایج مثبتی به همراه داشته‌اند.
۱. ثبت و مدیریت سرنخ‌ها در یک پایگاه داده مرکزی
اولین گام در سیستم‌سازی فروش، دریافت و مدیریت سرنخ‌های ورودی به شکلی سریع و کارآمد است. برای این کار، لازم است ابزارهایی برای جمع آوری اطلاعات مشتریان بالقوه داشته باشید، مانند فرم‌های تماس در وب سایت مجموعه که به راحتی در دسترس باشند. علاوه بر این، فرآیند استانداردی برای ورود اطلاعات سرنخ‌ها به پایگاه داده کسب و کار تعریف شود.
با استفاده از نرم‌افزار CRM، می‌توان اطلاعات سرنخ‌ها را به صورت خودکار در پایگاه داده ثبت کرد و فرصت‌های فروش جدید را به همراه وظایف پیگیری برای تیم فروش ایجاد نمود. این روش باعث کاهش احتمال از دست رفتن سرنخ‌ها و افزایش سرعت پاسخ‌گویی می‌شود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار CRM چیست؟
۲. استفاده از پرسش‌های استاندارد برای ارزیابی سرنخ‌ها
بعد از دریافت سرنخ، مرحله بعدی ارزیابی کیفیت آن است. این ارزیابی به تیم فروش کمک می‌کند تا روی فرصت‌های با ارزش‌تر تمرکز کند. یکی از بهترین روش‌ها برای این کار، استفاده از سؤالات تعیین صلاحیت در فرم‌های وب سایت یا بهره‌گیری از ابزار امتیازدهی به سرنخ‌ها است.
نمایندگان فروش باید در تعامل با مشتریان بالقوه، سؤالات هدفمندی بپرسند و به اطلاعاتی که مشتری ارائه می‌دهد، با دقت گوش دهند. روش BANT یکی از تکنیک‌های رایج برای این کار است که بررسی می‌کند آیا مشتری بودجه کافی دارد؟ آیا اختیار تصمیم گیری برای خرید را دارد؟ آیا نیازهای او با محصولات یا خدمات ما هماهنگ است؟ و مهم‌تر از همه، آیا زمان مشخصی برای خرید دارد یا خیر؟ اگر خرید او محدودیت زمانی نداشته باشد، ممکن است چرخه فروش طولانی شود.
کارشناسان فروش باتجربه، معمولاً می‌دانند چه سؤالاتی بپرسند و چگونه مکالمه را هدایت کنند تا به اطلاعات مفیدتری برسند. اما نیروهای تازه کار می‌توانند از همکاران باتجربه خود بیاموزند تا مهارت‌های لازم را توسعه دهند.
۳. استفاده از ابزارهای ارائه متناسب با نوع درخواست
پس از ارزیابی و تأیید سرنخ، نوبت به ارائه محصولات یا خدمات به صورت حرفه‌ای و تأثیرگذار می‌رسد. برای این کار، باید ابزارهای ارائه متناسب با نیازهای مشتری در اختیار تیم فروش باشد.
ابزارهایی مانند ویدئوهای معرفی، بروشورها، فایل‌های PDF، پاورپوینت‌های از پیش طراحی‌شده و دیگر روش‌های ارائه، می‌توانند به فروشندگان کمک کنند تا به‌سرعت وارد فاز فروش شوند. داشتن این ابزارها باعث می‌شود که تیم فروش بتواند با آمادگی بیشتری با مشتریان ارتباط برقرار کند و نیازهای آنها را به درستی پوشش دهد.
۴. تدوین استراتژی سخنرانی فروش بر اساس نیاز مشتری
برای افزایش احتمال تبدیل یک سرنخ به مشتری، فروشنده باید شناخت دقیقی از نیازها و انگیزه‌های او داشته باشد. تنها در این صورت است که می‌توان یک پرزنتیشن قانع کننده ارائه داد که مزایای منحصر به فرد محصول یا خدمت را به مشتری نشان دهد و به سؤالات و نگرانی‌های او پاسخ دهد.
به مرور زمان، نیازهای مشتریان مختلف شباهت‌های زیادی پیدا می‌کنند، بنابراین می‌توان یک سخنرانی فروش عمومی طراحی کرد و سپس متناسب با نیاز هر مشتری، آن را تکمیل و شخصی سازی کرد. این روش باعث می‌شود که تیم فروش همواره برای ارائه یک توضیح متقاعدکننده آماده باشد.
بیشتر بخوانید: تکنیک‌های پرزنت فروش موفق که استیو جابز از آنها استفاده می‌کرد
۵. استفاده از ابزارهای قیمت‌گذاری و پیکربندی پیشنهادات
پس از ارائه سخنرانی فروش، گام بعدی تنظیم پیشنهاد مالی برای مشتری است. محاسبه قیمت و تنظیم پیش فاکتور معمولاً به کمک و همکاری چند نفر از اعضای تیم نیاز دارد و هزینه‌های مرتبط با این فرایند باید در قیمت‌گذاری نهایی لحاظ شود.
برای افزایش بهره وری، بهتر است از ابزارهای داخلی برای پیکربندی پیشنهادات و قیمت‌گذاری استفاده شود. این ابزارها به نمایندگان فروش کمک می‌کنند تا به سرعت یک پیشنهاد متناسب با نیازهای مشتری ارائه دهند و از سودآوری معامله اطمینان حاصل کنند.
۶. تهیه قالب‌های استاندارد برای پیشنهادات و پیش فاکتور
هنگامی که مشتری برای دریافت پیشنهاد آماده است، باید بتوانید آن را در کوتاه‌ترین زمان ممکن ارائه دهید. استفاده از قالب‌های استاندارد برای پیش‌فاکتورها و پیشنهادات رسمی، به تیم فروش کمک می‌کند تا به سرعت پیشنهادهای شخصی سازی شده برای هر مشتری تهیه کنند.
این روش باعث صرفه جویی در زمان می‌شود و امکان تمرکز بیشتر روی نکات مهم هر معامله را فراهم می‌کند.
۷. استفاده از قالب‌های ایمیل برای شروع ارتباط و پیگیری‌ها
یکی دیگر از ابزارهای مهم در سیستم سازی فروش، استفاده از قالب‌های ایمیل از پیش آماده‌شده است. این ایمیل‌ها می‌توانند سرعت ارتباط با مشتریان را افزایش دهند و روند پیگیری‌ها را بهبود ببخشند.
ایمیل‌های اولیه می‌توانند شامل پاسخ‌های استاندارد به درخواست‌های مشتریان یا پیشنهادات اولیه باشند. ایمیل‌های پیگیری نیز می‌توانند شامل لینک به مطالعات موردی، نظرات مشتریان قبلی، یا اطلاعات تکمیلی درباره محصول باشند.
علاوه بر این، ارسال خودکار این ایمیل‌ها در زمان‌های مشخص باعث صرفه جویی در زمان تیم فروش شده و فرآیند فروش را سریع‌تر می‌کند.
۸. نرم‌افزار CRM: ستون اصلی سیستم سازی فروش
یکی از مهم‌ترین عناصر سیستم‌سازی فروش، استفاده از نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است. این ابزار امکان متمرکز کردن داده‌های مشتریان، ایجاد فرم‌های وب، تکمیل اطلاعات مشتریان برای دسته بندی بهتر، پیگیری فرصت‌های فروش، همکاری تیمی و مدیریت مراحل فروش را فراهم می‌کند. همچنین، باعث اولویت بندی و هماهنگی فعالیت‌های تیم فروش شده و ارتباط بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند.
مدیریت اطلاعات مشتریان
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار CRM، امکان ذخیره تمام اطلاعات مربوط به سرنخ‌ها، مشتریان بالقوه و مشتریان فعلی در یک پایگاه داده مرکزی است. این قابلیت به تیم فروش کمک می‌کند تا نیازهای مشتریان را بهتر درک کرده، مراحل چرخه فروش را دقیق‌تر دنبال کنند و از در دسترس بودن اطلاعات برای همه اعضای تیم اطمینان حاصل کنند.
فرم‌های جمع‌آوری اطلاعات مشتریان
فرم‌های وب یکی از بهترین روش‌ها برای دریافت اطلاعات از مشتریان بالقوه هستند. این فرم‌ها به مشتریان اجازه می‌دهند که نیازها و علایق خود را به اشتراک بگذارند و سپس تیم فروش می‌تواند از این اطلاعات برای شخصی سازی ارتباطات و بهینه‌سازی فرآیند فروش استفاده کند. فرم‌های وب را می‌توان در وب‌سایت شرکت یا ایمیل‌های ارسالی به مشتریان ادغام کرد.
دسته‌بندی مشتریان با استفاده از پروفایل مشتری
پروفایل مشتریان در CRM برای ثبت تمامی تعاملات، مشخصات و اطلاعات خاص آنهاست. این پروفایل‌ها امکان دسته‌بندی مشتریان و سرنخ‌ها را بر اساس معیارهایی مانند حوزه فعالیت، بودجه، نیازهای خاص و سطح علاقه مندی آنها فراهم می‌کنند. این دسته بندی‌ها، به تیم فروش کمک می‌کند استراتژی‌های ارتباطی و پیشنهادات فروش را برای هر گروه بهینه سازی کند.
پیگیری فرصت‌های فروش و مدیریت قیف فروش
نرم‌افزار CRM به تیم فروش اجازه می‌دهد که محل دقیق هر مشتری بالقوه در قیف فروش را مشخص کرده و فرصت‌های فروش را در لحظه پیگیری کنند. امکان ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی نیز به تیم فروش کمک می‌کند تا روند فروش را به‌طور دقیق مدیریت کرده و روی فرصت‌های مهم و نزدیک به نهایی شدن تمرکز کنند.
همکاری تیمی و به اشتراک گذاری اطلاعات
نرم‌افزار CRM امکان مستندسازی تمام تعاملات و مکالمات را فراهم می‌کند. این قابلیت باعث می‌شود که اعضای مختلف تیم فروش بتوانند اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک گذاشته و هماهنگی بهتری داشته باشند. این موضوع به ویژه در شرکت‌هایی با تیم‌های بزرگ یا ساختار فروش پیچیده، بسیار اهمیت دارد.
مدیریت و پیگیری سرنخ‌های فروش
با کمک CRM می‌توان تمام تعاملات با سرنخ‌ها را مستندسازی کرده، روند پیگیری‌ها را ثبت کرد و اولویت‌بندی فعالیت‌های فروش را به‌طور بهینه انجام داد. این ابزار به تیم فروش کمک می‌کند که تمرکز خود را روی سرنخ‌های باکیفیت‌تر بگذارند و از هدررفتن زمان و منابع روی سرنخ‌های غیرمرتبط جلوگیری کنند.
مدیریت مشتریان و افزایش وفاداری آنها
نرم افزار CRM فقط برای مدیریت سرنخ‌ها و جذب مشتریان جدید نیست؛ بلکه ابزاری کلیدی برای مدیریت مشتریان فعلی و افزایش وفاداری آنها نیز محسوب می‌شود. با ثبت تمامی تعاملات و سوابق خرید مشتریان، می‌توان ارتباط بهتری با آنها برقرار کرد و نیازهای آینده‌شان را پیش‌بینی نمود. همچنین، فرصت‌های فروش مکمل (Cross-sell) و بیش فروشی (Up-sell) را شناسایی کرد و از تمدید قراردادها یا پیشنهاد خدمات جدید به مشتریان اطمینان حاصل کرد.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزارهای crm کدامند؟
۹. اتوماسیون: سرعت بخشی به فرآیند فروش
یکی دیگر از گام‌های مهم در سیستم‌سازی فروش، استفاده از ابزارهای اتوماسیون است. اتوماسیون به کسب و کارها کمک می‌کند فعالیت‌های تکراری را حذف کرده و تمرکز تیم فروش را روی کارهای مهم‌تر قرار دهد.
به‌عنوان مثال:
- ارسال پاسخ‌های خودکار به درخواست‌های اولیه مشتریان باعث می‌شود که تیم فروش فرصت بیشتری برای رسیدگی به مذاکرات مهم‌تر داشته باشد.
- تنظیم جلسات و هماهنگی‌های تیمی به‌صورت خودکار باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره وری می‌شود.
- استفاده از دنباله‌های ایمیلی خودکار برای پیگیری فرصت‌های فروش، فرآیند را کارآمدتر کرده و از فراموش‌شدن سرنخ‌ها جلوگیری می‌کند.
نرم‌افزار CRM این قابلیت‌ها را در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد تا فرآیندهای فروش خود را یکپارچه، منظم و کارآمد کنند.
کلام آخر
سیستم‌سازی فروش یکی از عوامل کلیدی برای رشد پایدار و موفقیت بلندمدت هر کسب و کار است. با استفاده از ابزارهای مناسب و پیاده‌سازی یک سیستم منظم برای مدیریت تمام مراحل فروش، می‌توان اشتباهات را کاهش داد، در زمان و هزینه صرفه‌جویی کرد، فروش را افزایش داد و مشتریان وفادار بیشتری ایجاد کرد.
اگر به دنبال بهینه سازی فرآیندهای فروش خود هستید، بررسی دقیق وضعیت کنونی و شناسایی نقاط قابل بهبود، اولین گام است. سپس، با اجرای یک استراتژی منسجم و استفاده از نرم‌افزار CRM ، می‌توان سیستم فروش را به سطحی حرفه‌ای‌تر رساند و مسیر رشد کسب و کار را هموارتر کرد.
