در شلوغی روزمره کسبوکارها، فاکتورهای فروش شاید بی‌اهمیت به نظر برسند، اما یکی از ارکان اصلی مدیریت مؤثر مالی محسوب می‌شوند. یک فاکتور فروش خوب نه‌تنها ثبت دقیقی از اقلام فروخته‌شده و مبالغ پرداختی را فراهم می‌کند، بلکه نقش مهمی در پیگیری امور مالی و دریافت به‌موقع پرداخت‌ها ایفا می‌کند. به‌بیان ساده، فاکتور فروش مثل یادآوری دوستانه‌ای است که به شما کمک می‌کند:
- سازمان‌یافته باقی بمانید.
- اعتماد مشتریان را جلب و حفظ کنید.
- جریان نقدی (cash flow) خود را به‌درستی مدیریت کنید.
در ادامه نگاهی دقیق‌تر به اینکه چطور همین سند ساده می‌تواند تفاوت چشمگیری در عملکرد کسب‌و‌کار شما ایجاد کند، خواهیم انداخت.
فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش سندی است که توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و در آن جزئیات مربوط به کالاها یا خدمات ارائه‌شده، مقدار، قیمت و شرایط پرداخت قید می‌گردد. این فاکتور یک تراکنش دریافتی (Receivable) محسوب می‌شود و به‌نوعی درخواست رسمی از مشتری برای پرداخت مبلغ مورد نظر است.
نکته مهم اینجاست که فاکتور فروش یک نوع خاص از فاکتور است که گاهی با سایر انواع فاکتورها اشتباه گرفته می‌شود. شناخت درست تفاوت بین این فاکتورها به تسهیل فرآیند پرداخت‌ها و جلوگیری از خطاهای مالی کمک می‌کند.
اهمیت فاکتور فروش در معاملات تجاری
اگرچه هدف اصلی فاکتور فروش این است که به مشتری اطلاع دهد چه زمانی و چگونه باید پرداخت خود را انجام دهد، این سند نقش‌های دیگری نیز در عملیات تجاری دارد. فاکتور فروش به تسهیل یک تراکنش تجاری روان کمک می‌کند که رضایت و وفاداری مشتری را افزایش می‌دهد. وقتی یک فاکتور تمام اطلاعات مورد نیاز را به وضوح منتقل کند و مشتری نیازی به درخواست اطلاعات اضافی نداشته باشد، معمولا تجربه بهتری در طول تراکنش خواهد داشت.
فاکتورهای فروش همچنین عامل مهمی در حفظ سوابق مالی دقیق هستند. این فاکتورها تراکنش‌ها را مستند کرده و یک ثبت دائمی برای شرکت ایجاد می‌کنند. کسبوکارها معمولا از فاکتورها برای محاسبه درآمدهای مالی، اهداف فروش و مالیات پس از پرداخت استفاده می‌کنند. علاوه بر این، آنها نمایی از تاریخچه خرید مشتری را ارائه می‌دهند و این امر به فروش مکمل و فروش افزایشی محصولات کمک می‌کند.
از آنجایی که فاکتورهای فروش اسناد مالی مهمی هستند، معمولا بیشتر از ایمیل‌ها یا مطالب تبلیغاتی خوانده می‌شوند. این ویژگی باعث می‌شود که فاکتور مکان مناسبی ایجاد اعتماد مشتریان باشد؛ مثلا با افزودن بنر یا اینفوگرافیک‌هایی که لینک‌هایی برای اطلاعات بیشتر ارائه می‌دهند.
اجزای کلیدی فاکتور فروش
موثر بودن فاکتور فروش بستگی به این دارد که فروشنده چگونه اطلاعات مربوط به تراکنش را به مشتری منتقل کند. اجزای اصلی یک فاکتور فروش عبارتند از:
تاریخ فاکتور
این تاریخ که زمان تولید فاکتور است، به‌طور رسمی شروع زمان برای جمع‌آوری مبلغ فاکتور را تعیین می‌کند؛ به عنوان مثال، اگر یک فاکتور در تاریخ ۱ ژانویه صادر شده و مشتری ۳۰ روز برای پرداخت زمان داشته باشد، تاریخ سررسید فاکتور ۳۰ ژانویه خواهد بود. برخی از شرکت‌ها فاکتورهایی با تاریخ ۳ تا ۵ روز آینده صادر می‌کنند تا زمان کافی برای پردازش و بررسی داشته باشند. در غیر این صورت، مشتریان ممکن است فاکتوری دریافت کنند که زمان کمتری برای پرداخت آن باقی مانده باشد که ممکن است موجب نارضایتی شود.
بیشتر بخوانید: فرآیند تصمیم‌گیری خرید مشتریان | شناخت فرصت‌هایی که می‌توان بر تصمیم مشتری تاثیر گذاشت
شماره فاکتور
شماره‌های فاکتور به‌طور سنتی به‌عنوان روشی برای شناسایی هر فاکتور فروش عمل می‌کنند. نمایندگان خدمات مشتری از این شماره برای پیدا کردن سریع فاکتور در زمان مراجعه یا تماس مشتری استفاده می‌کنند. مشتریان دولتی نیز از شماره فاکتور برای ثبت مسئولیت مالیات و حتی پردازش پرداخت‌ها استفاده می‌کنند.
لیست آیتم‌ها و محصولات
این بخش جزئیات مربوط به محصولاتی که تحت پوشش فاکتور قرار دارند، شامل شماره‌های محصولات و توضیح مختصری از هرکدام را بیان می‌کند. این امر در مورد محصولات فیزیکی نسبتاً ساده است؛ اما در مدل‌های مصرفی و اشتراکی کمی پیچیده‌تر می‌شود. فاکتور باید به وضوح مشخص کند که مشتری بابت چه چیزی هزینه پرداخت می‌کند که ممکن است به صورت نسبی محاسبه شود؛ به عنوان مثال، اگر مشتری در اواخر ماه ثبت‌نام کرده باشد، ممکن است فقط برای ۱۵ روز از آن ماه صورت‌حساب دریافت کند. علاوه بر این، اگر محصول مصرفی باشد، فاکتور باید مشخص کند که مشتری چه تعداد واحد مصرف کرده است.
قیمت‌گذاری (یا مبلغ قابل پرداخت)
قیمت‌گذاری ذکر شده در فاکتور فروش، قیمتی است که بین خریدار و فروشنده توافق شده است. در محصولات مبتنی بر مصرف، فاکتور باید شامل قیمت هر واحد باشد. اگر قیمت بر اساس مقدار مصرف تغییر شود، میزان مصرف در هر سطح قیمت باید به تفکیک بیان گردد؛ به عنوان مثال، اگر قیمت یک برنامه بازاریابی ایمیلی ۱۰۰ دلار در ماه برای ۱۰,۰۰۰ ایمیل باشد و سپس قیمت اضافی برای هر ایمیل بیشتر از این حد وجود داشته باشد، باید تفکیک تعداد ایمیل‌ها در هر سطح قیمت در فاکتور آورده شود.
شرایط پرداخت
این بخش توضیح می‌دهد که مشتری چگونه و چه زمانی باید فاکتور را پرداخت کند. بسیاری از فاکتورها بیان می‌کنند که شرایط پرداخت به صورت Net 30 است، به این معنی که مشتری ۳۰ روز از تاریخ فاکتور برای پرداخت مبلغ زمان دارد؛ با این حال، برخی از فاکتورها در این بخش تخفیفی برای پرداخت زودهنگام ارائه می‌دهند. با افزودن یک لینک پرداخت در فاکتور فروش، فروشندگان می‌توانند پرداخت سریع مشتریان را آسان‌تر کنند. علاوه بر این، فروشندگان باید اطلاعاتی درباره هزینه‌های دیرکرد، شامل زمانی که این هزینه‌ها شروع به اعمال می‌شود و مبلغ آن را در فاکتور قرار دهند.
اطلاعات تماس
خریداران باید بدانند که در صورت داشتن سوال درباره فاکتور با چه کسی باید تماس بگیرند. با درج نام، شماره تلفن، آدرس و ایمیل شخص مسئول برای پاسخگویی به مسائل مربوط به فاکتور، فروشندگان می‌توانند به سرعت پاسخ‌های مورد نیاز مشتریان را فراهم کنند که این باعث کاهش ناراحتی و کاهش Days Sales Outstanding (DSO) می‌شود.
چگونه یک فاکتور فروش ایجاد کنیم؟
اگر فرایند صدور فاکتور به‌صورت دستی انجام شود، ممکن است زمان‌بر باشد؛ اما اتوماسیون این فرایند بسیار ساده است. با استفاده ازنرم افزار CRM، می‌توانید فاکتورها را به صورت خودکار با ترکیب تمام کانال‌های فروش در CRM خود و سپس استفاده از برنامه‌ریز فاکتور داخلی، ایجاد کنید. همچنین می‌توانید از ویژگی مدیریت اشتراک برای مدیریت محصولات مبتنی بر مصرف استفاده کنید. ویژگی فاکتوردهی یکپارچه، این امکان را می‌دهد که هزینه‌ها را از هر کانال فروش جمع‌آوری نمایید. با صدور فاکتورروی نرم افزار CRM، نیازی به شخصی‌سازی نیست، سیستم هر فاکتور را برای مشتری به طور خودکار تنظیم می‌کند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار CRM چیست؟
با این حال، شما می‌توانید از ابزار ساده‌ای مانند اکسل برای ایجاد فاکتور استفاده کنید. اگرچه فاکتورها ممکن است شخصی‌سازی‌ها و یکپارچگی‌های لازم را نداشته باشند، اما می‌توانید فاکتورهای قابل استفاده با استفاده از ابزارهای مختلف ایجاد کنید.
برای مثل روی یک نرم افزار CRM می‌توانید این ۵ مرحله را طی کنید:
- استفاده از نرم‌افزار فاکتوردهی برای ایجاد خودکار فاکتور بر اساس سفارش (با اتوماسیون این بخش از فرایند، می‌توانید زمان زیادی صرفه‌جویی کنید).
- تنظیم نرم‌افزار برای پیگیری محصولات مبتنی بر مصرف به‌صورت خودکار و محاسبه مبلغ قابل پرداخت بر اساس ساختار قیمت‌گذاری (به جای فرایند دستی که زمان‌بر و پر از خطاست، نرم‌افزار فاکتوردهی فرایند را به طور یکپارچه و دقیق انجام می‌دهد).
- شخصی‌سازی فاکتور برای انعکاس ترجیحات مشتری.
- استفاده از نرم‌افزار برای بررسی فاکتور به منظور شناسایی استثناها (از یک فرد بخواهید فاکتورهایی که برای بازبینی علامت‌گذاری شده‌اند را بررسی کند).
- ارسال به‌موقع فاکتور برای مشتری و بر اساس ترجیحات آنها.
بیشتر بخوانید: راه‌های بسیار موثر برای پاسخ به سوالات قیمت‌گذاری
بهبود فرایند صدور فاکتور؛ امری مهم در جلب رضایت مشتریان
یک فاکتور فروش واضح و دقیق کمک می‌کند تا فرایند پرداخت ساده‌تر باشد و تماس‌های مشتریان و اعلام مشکلات درباره فاکتورها کاهش یابد. با استفاده از نرم‌افزار صدور فاکتور فروش، تیم شما می‌تواند این فرایند را دقیق و کارآمد انجام دهد و در عین حال بسیاری از بخش‌های فاکتور را بر اساس ترجیحات مشتری شخصی‌سازی کند.
کسب‌وکارهایی که بر طراحی فرایند صدور فاکتور تمرکز می‌کنند که هم نیازهای سازمان و هم نیازهای مشتریان را برآورده کند، مدیریت چرخه درآمد را بهبود می‌خشند و در عین حال رضایت مشتری را افزایش می‌دهند.
